Event diadakan sebagai media promosi suatu brand atau dalam rangka memperingati hal tertentu. Dalam menyelenggarakan event, ada beberapa hal yang patut diperhatikan dalam proses pengerjaan event tersebut. Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyelenggaraan sebuah event :
1. Menetapkan tujuan event
Tujuan merupakan titik awal untuk merencanakan sebuah event. Dalam menentukan tujuan harus disetujui oleh setiap anggota d
ari tim penyelenggara event. Setelah tujuan ditentukan, dapat dilanjutkan dengan membuat konsep event yang akan dijalankan.
2. Menetapkan rencana
Dalam merencanakan sebuah event, ada dua macam rencana yang harus ditetapkan, yaitu rencana awal dan rencana detail dari acara.
Untuk rencana awal event diawali dengan pencarian dan pengumpulan informasi. Diantaranya adalah mencari informasi dari competitor, maksudnya adalah menggali informasi dari event competitor yang mirip atau serupa dengan event yang akan diadakan. Kemudian mencari informasi seputar pihak-pihak yang terlibat. Lalu mengumpulkan informasi seputar tempat yang akan digunakan, tanggal untuk mengadakan event, besarnya biaya yang akan dikeluarkan, serta sumber dana yang akan digunakan.
Setelah rencana awal ditetapkan hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah menetapkan rencana detail, yang merupakan rincian dari rencana awal. Rencana detail akan dibagi menjadi 3 bagian mulai dari keuangan, operasional, dan yang terakhir adalah promosi. Bagian keuangan akan didetailkan mulai dari berapa anggarannya dan darimana saja sumber dana untuk menyelanggarakan event didapatkan.. Pada bagian operasional lebih fokus pada bagaimana nantinya event berjalan, seperti merencanakan siapa saja sumber daya manusia yang dibutuhkan, tempat akan diadakannya event, peralatan yang dibutuhkan saat event, serta jadwal jalannya acara dari persiapan hingga selesai.
3. Mengatur persiapan event
Setelah proses perencanaan sudah matang maka akan berlanjut pada persiapan event. Pada tahap ini semua hal mulai dijalankan sesuai rencana pre-eventnya. Dimulai dari mencari sponsor, mempersiapkan semua kebutuhan pada waktu event dan memperhatikan waktu persiapannya, serta publikasi event yang akan diadakan.
4. Penyelenggaraan event
Dalam penyelenggaraan event, semua hal diharapkan sesuai seperti apa yang telah direncanakan sebelumnya. Jadi ketika event berlangsung, penyelenggara berkewajiban mengontrol alur acara agar sesuai dengan yang sudah direncanakan.
5. Legalitas
Legalitas merupakan tahap mengurus perijinan yang diperlukan demi lancarnya sebuah event. Setelah event diadakan, penyelenggara dapat melakukan evaluasi dari semua yang sudah berjalan, apa saja kekurangan dan kelebihan dari event tersebut untuk menjadi acuan dan pelajaran dalam menyelenggarakan event selanjutnya.
Information source :
Noor, Any., 2013. Manajemen Event (Edisi Revisi)., Bandung: Alfabeta.
Shone, Parry., & Parry, Bryn., 2010. Successful Event Management a practical handbook: third edition. United Kingdom: CENGAGE Learning